「バラバラ管理をやめたい」がキッカケ

• Excelが大量にある状態→スプレッドシートで回避→スプレッドシートも結局どんどん増えていき、フォルダ分けも見づらいし、何がどこにあるの状態に、、

• 銀行振込タスクはカレンダー管理なのに請求書はメールやslackに来る。それを星つけたりブックマークしたり、どこ行ったかわからなくなる、、

• 売上嬉しいのに、銀行の入金チェックを忘れていて入金が遅れていた、、経理の引き継ぎがうまくできていなかった、、

• ざっくり売上見込みや固定費、生活費、資金調達の返済について把握しているつもりだったが、現実結構違う、、

• 副業メンバーが自由に働いてもらうために稼働時間の報告をしてもらっているが、10名からslackやそれぞれのフォーマットでもらっていたらチェックに時間がかかりすぎる、、

スプレッドシートではなく、Notionでやる理由

• スプレッドシートにはpdfを添付できず、driveに上げてスプシにURLを貼るような管理になってややこしい。
• google formを使えば、添付＝driveのURLになるように一発で出来るので、この管理方法をやる場合はformがおすすめです。NotionもWorkspaceの機能なら同じことができるので請求書をもらったらフォームに入れることにしています。

• 稼働時間の管理と請求書の見比べを同じツールで見たい

• プロジェクト、経費、売上を分けて管理することで、依存関係のない管理をしたい。依存関係を必要な部分だけ設定したい。

• 全てを１つのツールで一元管理したい。

• 人によって見せるページと見せないページを分けたい。

• 請求書や売上に対して、ステータス管理をしたい。カンバン表示したい。

バラバラ管理の解決策

Notionでのざっくりrelation説明です。

Notionはn:nにしか出来ないので、1:nとしているのは運用ルールですw

• Notionにて売上だけのtable、経費だけのtableを作る。これを年月を書いただけの月々tableにrelation=連携すると、rollup=引用で売上・経費、formula計算式の差分で利益を出せる。

• 売上tableとプロジェクトtable分けて作成することで、管理側と情報を分ける。

• プロジェクト毎に稼働報告を上げる仕組みにすることで、プロジェクト毎の経費がわかる。クライアント毎にもわかるようにしたい場合は、請求書をプロジェクト毎に出してもらうorこちらで分ける。

• クライアント毎に、フェーズを分けたり、前金と納品の金額と別れることがあるので、クライアント:売上=1:nにしておく。
• プロジェクト:売上=1:n、クライアント:プロジェクトも1:nになる。

税理士さんに情報提出するのも簡単！